Outlook × Pocket PC = 「予定表」が「業務日誌」に

Outlookを業務日誌として利用しています

　私は、行政書士と損害保険の代理店をしています。PocketPCの予定表はもっぱら業務日誌として使っています。通常の予定はパソコンの横にポストイットを貼っておけば事足りるので、いわゆる予定表としてつかうことはありません。

　仕事上、常に把握しておく必要があるのは、

・いつ、誰と、どのような話をしたか。
・あの書類を作って、提出したのはいつだったか。
・お客さまに送った手紙の内容はどんなものだったか。

　等です。

　事務所ではパソコンを使って毎日OUTLOOKに上記のデータを入力しています。これがそのまま業務日誌になります。事務所にいるときはパソコンをみればお客様からの問い合わせに即座に対応できますが、往々にして外出時に携帯に問い合わせの電話がかかってきたりします。

　こんなときにPocketPCが役立ちます。パソコンとはシンクロさせてありますから、予定表には過去3年分の業務日誌が入っています。（紙の手帳では3年分は持ち歩けませんものね。）お客様から問い合わせがあれば、「検索」を使って関連データを取り出せます。また、お客様には印刷してお渡しする資料は、こちらの控えは印刷しないでパソコンとPocketPCでいつでも確認できるようにしています。（紙の節約にもなります。）

　さらにPocketPC2002に替えてからは速度が格段に速くなったので、行政書士の仕事でつくった「Excelの書類」を持ち運ぶようになりました。細かい数値が必要なときもプリントアウトしたものを持ち歩く必要がないので楽です。

過去3年分の業務日誌が入っており、外出時でも簡単にデータを参照できます

お客様に印刷して渡す資料の控えはPocketPCでいつでも確認できます